信息化背景下文書檔案管理探析

　　摘要：伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類新型技術(shù)正在逐漸進入人們的日常工作中，各項工作也需在信息化背景下得以開展。文書檔案管理工作是一項帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作需要依靠工作人員進行整理、查找、歸檔等，效率較低的同時也容易出現(xiàn)差錯。本文主要分析了信息化背景下文書檔案信息化管理的優(yōu)勢以及實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、節(jié)約管理成本和提高文書檔案管理效率的關(guān)鍵。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化管理；建議

　　1.大數(shù)據(jù)對單位文書檔案產(chǎn)生的影響

　　基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，單位文書檔案最先受到的挑戰(zhàn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的滯后，信息載體發(fā)生變化。隨著紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)化管理乎段的作用。在檔案應(yīng)用過程中，也不再依賴乎工模式，而以信息技術(shù)為乎段，實現(xiàn)檔案資料的準確定位，強化信息共享，檔案管理開發(fā)與利用效率都顯著提升。

　　2.現(xiàn)今文書檔案管理工作的問題

　　首先，對文書檔案的管理工作重視不足。由于檔案管理工作不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，因此在很多企事業(yè)單位內(nèi)部自上而下就沒有形成對檔案管理工作的重視，檔案管理工作缺少必要的配合，管理也就很難做到系統(tǒng)性、真實性、準確性和科學(xué)化。其次，檔案管理制度不健全。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，但很多企業(yè)在檔案管理的工作中缺乏健全而科學(xué)的制度支撐，檔案管理水平難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。再其次，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺。企業(yè)往往對檔案管理人員缺乏必要的培訓(xùn)，檔案管理人員在管理知識、管理思維和業(yè)務(wù)素養(yǎng)上都無法應(yīng)對日益繁復(fù)的檔案管理工作，更無法對龐大的數(shù)據(jù)信息進行有效地綜合、歸類和必要的解析，傳統(tǒng)的管理方式和管理工具也使得檔案管理效能不高。最后，檔案管理的信息化程度不高，且缺乏合理的規(guī)劃和統(tǒng)一的標準。雖然目前文書檔案管理工作所涉及的電子檔案事項逐步增多，但管理理念和方式仍然沿用傳統(tǒng)的文本管理模式，再加上在檔案信息化建設(shè)方而的投入不多，無論是在人才、技術(shù)還是在管理模式上都無法達到對數(shù)據(jù)的集中化、規(guī)范化、標準化、流程化、信息化管理。

　　3.信息化背景下文書檔案管理的優(yōu)勢

　　3.1有助于促進資源共享

　　信息技術(shù)的最大優(yōu)勢在于可以有效改變傳統(tǒng)信息技術(shù)的傳播機制。在我國當(dāng)前的文書檔案管理工作中，通過數(shù)字化的形式使得各項文書檔案可以在網(wǎng)絡(luò)上進行流傳，不需要再對所有檔案都進行查閱，這就使得資源可以有效共享。

　　3.2有助于加強文書檔案管理的完整性

　　通過信息化技術(shù)，我們可以搭建全國統(tǒng)一的文書檔案管理平臺，所有管理人員都可以在該平臺上進行工作，同時所有工作流程都可以在網(wǎng)絡(luò)上進行，這就使得各個環(huán)節(jié)都處于嚴格控制狀態(tài)，服務(wù)器會對所有工作環(huán)節(jié)都進行記錄，對所有修改記錄也會予以有效保存，這樣可以使得各種原始數(shù)據(jù)完整保存下來。因此，信息化背景下的文書檔案管理工作可以將各個信息完整保存并且快速查詢，這樣可以提高文書檔案管理工作的完整性。

　　3.3可以提高整個文書檔案管理工作效率

　　在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，人工管理方式常常工作量巨大，工作效率還非常低下。因此這樣的管理模式與當(dāng)前社會的發(fā)展需求并不一致，加強文書檔案與計算機信息技術(shù)的結(jié)合已經(jīng)成為時代所需。在進行管理時，通過信息化文書檔案管理可以更好地將紙質(zhì)檔案進行電子化操作。通過電子化操作可以使得所有數(shù)據(jù)都儲存到電腦之中。在進行數(shù)據(jù)調(diào)閱或者數(shù)據(jù)查詢時可以更加高效，只需要輸入關(guān)鍵字就可以將所有信息全部調(diào)閱出來，提高了文書檔案管理的有效性。

　　4.推進文書檔案信息化管理工作的相關(guān)建議

　　4.1提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　信息化在當(dāng)今呈迅猛發(fā)展趨勢，因此，對文書檔案的信息化管理也要愈加重視，而其中關(guān)鍵因素便是文檔工作人員。作為文書檔案的管理人員，首先要努力提高自身的專業(yè)知識素養(yǎng)和信息化操作能力。所以，有關(guān)單位要組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，有效促進管理人員的全面素質(zhì)發(fā)展。另外，制定相應(yīng)的獎勵制度，對于在工作中有突出表現(xiàn)的或者是通過工作實踐創(chuàng)新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵。

　　4.2轉(zhuǎn)變觀念，完善制度

　　信息化的發(fā)展推動文書檔案管理工作的變化，同時相應(yīng)的管理制度也要適時做出調(diào)整和完善，促進文書檔案管理工作的良好有序推進。首先要對文檔信息化管理流程進行規(guī)范和制度建設(shè)，使得檔案工作人員都有章可循，按照規(guī)定的檔案管理流程，促進歸檔工作的高效高質(zhì)完成。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，必須加強信息的保密工作，尤其是檔案的相關(guān)工作人員，必須要增強安全防范意識，將安全措施落實到細節(jié)上，保證電子檔案的信息安全。

　　4.3建立并完善信息化管理平臺

　　通過建立信息化管理平臺并完善管理辦法來促進信息收集、檔案查閱和文案歸檔等工作，同時要不斷提升平臺管理隊伍的整體素質(zhì)，文檔的相關(guān)工作人員是推進文檔信息化管理的中堅力量，通過對其進行規(guī)范管理，來落實信息化平臺建設(shè)。

　　5.結(jié)語

　　伴隨社會的不斷發(fā)展與進步，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當(dāng)下實際需求，這會導(dǎo)致文書檔案管理工作無法實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。目前，我國已經(jīng)進入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作會存在諸多局限性，相關(guān)人員需要切實認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實現(xiàn)信息化技術(shù)與文書檔案管理的緊密結(jié)合。

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　　作者李永艷

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