行政管理在中小企業(yè)中的地位

　　摘要:從中小企業(yè)行政管理的定義出發(fā),指出中小企業(yè)行政管理有別于其他具體職能管理工作,在中小企業(yè)內(nèi)部起著樞紐作用。做好行政管理工作是中小企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要前提,也是經(jīng)營者提高中小企業(yè)管理水平的一個主要切入點。本文提出了目前我國中小企業(yè)行政管理中存在的問題,并對如何加強行政管理的地位提出了幾點建議。

　　　　關(guān)鍵詞：中小企業(yè);行政管理;核心競爭力;管理職能

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　　一、中小企業(yè)行政管理釋義

　　(一)中小企業(yè)行政管理的基本含義

　　中小企業(yè)行政管理是中小企業(yè)管理系統(tǒng)的一個重要組成部分。其定義是:以全面提高組織效能,提供必要的保障為目的,而對中小企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制與協(xié)調(diào)。

　　中小企業(yè)行政管理部門,即辦公室或行政部,是中小企業(yè)的行政事務(wù)處理部門,也是一個綜合事務(wù)管理部門。它在企業(yè)中既扮演執(zhí)行任務(wù)的角色,又扮演監(jiān)督控制的角色,有時還扮演決策協(xié)調(diào)的角色。中小企業(yè)行政管理體系是中小企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負責(zé)、由專門行政部門組織實施、操作,其觸角深入到中小企業(yè)各個部門和分支機構(gòu)的一個完整的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)。

　　(二)中小企業(yè)行政管理的任務(wù)

　　中小企業(yè)行政管理的任務(wù),就是通過事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程,實施科學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào),為中小企業(yè)職能活動的高效展開創(chuàng)造條件、奠定基礎(chǔ)和提高保障,做到人盡其才、物盡其力、財盡其用、時盡其能、文暢其流。人盡其才,即為事務(wù)活動的有效運行提高人力資源保證,要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓(xùn)與適當(dāng)激勵,合理配置各類事務(wù)

　　工作人員,明確其責(zé)任,充分發(fā)揮他們的作用;物盡其力,即為中小企業(yè)職能活動提供必要的物質(zhì)條件,要合理分配和正確使用各種設(shè)備、工具、材料和能源,充分發(fā)揮其作用,厲行節(jié)約,降低消耗,力爭供求平衡;財盡其用,即為中小企業(yè)職能活動提供基本的財力保證,要量入為出,量力而行,講成本效益,講核算,使有限資金得到合理利用;時盡其能,即為中小企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源,維護事務(wù)的時效,合理配置時間,充分利用時間;文暢其流,即為中小企業(yè)職能活動提供包括文件信息在內(nèi)的各種信息資源,要創(chuàng)造條件,充分利用和有效維護信息資源,使信息流通有序、順暢、有效。

　　二、目前我國中小企業(yè)行政管理存在的問題

　　目前,在我國中小企業(yè)行政管理工作中,存在著以下一些問題:

　　(一)存在“機關(guān)作風(fēng)”和“游擊作風(fēng)”

　　中小企業(yè)行政管理的實際操作中,存在著兩種傾向。一種是“機關(guān)作風(fēng)”。管理人員認為中小企業(yè)行政管理就類似于政府機關(guān)管理。于是在中小企業(yè)行政管理中,完全不考慮企業(yè)實際需要和中小企業(yè)行政管理特點,照搬黨政機關(guān)行政管理那一套,搞形式主義、表面文章;繁文縟節(jié)、按部就班;清規(guī)戒律、條條框框;文牘主義、官樣文章;高高在上、頤指氣使;脫離實際等等。另一種是憑主觀意愿辦事的“游擊作風(fēng)”。中小企業(yè)中沒有系統(tǒng)完整的規(guī)章制度、明確的逐級授權(quán)和環(huán)環(huán)相扣的工作程序;或無章可依,或有章不依,造成中小企業(yè)中“公說公有理,婆說婆有理”,互相扯皮,互相推諉;或遇事不議,或久議不決,決而不行,行而不果;重復(fù)討論,重復(fù)決定,重復(fù)勞動等等。整個企業(yè)處于一片“打亂仗”狀態(tài),嚴重影響工作效率和員工士氣,造成人、物、財?shù)臉O大浪費。

　　(二)管理水平較低

　　中小企業(yè)行政管理的水平較低,體現(xiàn)在管理人員往往對自己企業(yè)的業(yè)務(wù)不了解、不熟悉,管理時經(jīng)常脫離各部門實際,發(fā)布的規(guī)定無法推行,引起其他部門的反感和排斥。各業(yè)務(wù)部門覺得行政人員礙手礙腳,甚至是手腳太長,除非有什么必須要行政管理部門幫忙解決的事情,否則寧愿與行政部門老死不相往來。行政人員也往往或是盡量不去打攪其他部門,或是對其他部門有抵觸情緒。于是陷入了惡性循環(huán):行政管理部門對其他部門接觸越少,就越不了解,管理就越脫離實際;

　　反過來,行政管理脫離實際,就越遭受各部門排斥,從而也就越不了解各部門情況。

　　三、加強中小企業(yè)行政管理的對策

　　(一)正確定位

　　行政管理在中小企業(yè)中的正確定位是管理、協(xié)調(diào)和服務(wù),也就是必須明確:行政管理就是服務(wù)。中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際需要,選擇合適的、有一定程度的規(guī)范性的行政管理模式,并隨著中小企業(yè)的發(fā)展不斷進行調(diào)整,以避免“游擊作風(fēng)”、打亂仗,提高員工士氣、工作效率和公司效益;同時,任何中小企業(yè)必須時刻牢記,行政管理的目的和實質(zhì)在于為中小企業(yè)的根本目的服務(wù),為中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和各個部門、干部員工服務(wù),而決不可本末倒置,陷入過重的“機關(guān)習(xí)氣”,否則同樣會降低員工士氣和工作效率,損害中小企業(yè)利益。中小企業(yè)行政管理必須時刻著眼于為企業(yè)的經(jīng)濟利益服務(wù),反對“為管理而管理”;必須擯棄形式主義,切實講究實效;必須講究勤儉節(jié)約,反對大手大腳;必須根據(jù)中小企業(yè)的實際需要和可能采取靈活變通的方法,一切以中小企業(yè)的利益為最高原則,反對泥古不化、因循守舊;最后,中小企業(yè)行政管理最終要落實到確立服務(wù)觀念,克服老爺作風(fēng)和衙門習(xí)氣,切實搞好服務(wù)上來。

　　(二)提高素質(zhì)、強化職能

　　中小企業(yè)每一位行政管理人員,應(yīng)具有良好的敬業(yè)精神和為企業(yè)員工服務(wù)的觀念;要有較強的責(zé)任心和全局觀念;要有良好的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力;要認真學(xué)習(xí)各種經(jīng)濟理論和現(xiàn)代先進的管理知識,在駕馭中小企業(yè)能力上提升自己的素質(zhì),不斷提高協(xié)調(diào)、管理、經(jīng)營、法律等方面的能力,掌握和運用現(xiàn)代化辦公手段,提高中小企業(yè)的行政管理效率。

　　為了改變行政管理與各部門業(yè)務(wù)“兩張皮”的現(xiàn)象,中小企業(yè)的行政部門除了要轉(zhuǎn)變觀念、轉(zhuǎn)變作風(fēng)外,更有切實效果的應(yīng)該是轉(zhuǎn)化職能,也就是說要強化行政管理部門的企業(yè)管理職能。目前,很多中小企業(yè)都設(shè)有企業(yè)管理部,但因相當(dāng)大一部分企業(yè)管理職能往往還保留在行政管理部門,企管部和行政部二者的職能往往重疊或沖突。在這樣情況下,企管部門實際上只起到了一個類似“法規(guī)處”的作用,在制度的執(zhí)行上并無權(quán)威;而行政部門又被削弱了管理職能,淪為“總務(wù)處”。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱,行政部與企管部應(yīng)合二為一,將一般中小企業(yè)的“企業(yè)管理部”的職能注入行政部門,增強其企業(yè)管理職能。這樣行政部門深入到中小企業(yè)各部門工作,就成了自然而然、順理成章的事情;行政管理部門為了所制訂的管理制度符合實際并切實可行,為了考察各部門執(zhí)行制度的情況,為了使管理能夠切實有益于各部門的業(yè)務(wù),就必須要深入、跟蹤各部門業(yè)務(wù)的進展,并且與各部門保持良好的合作關(guān)系。反過來說,行政部門在通過增強企業(yè)管理職能而深入了各部門工作之后,也就能把行政工作做得更好。比如說,由于深入了各部門的業(yè)務(wù),對于各部門人員的工作表現(xiàn)和工作能力就會了解得更多、更深入,這對搞好人員考核和任用顯然有很大助益;再如,行政管理人員在深入業(yè)務(wù)中可從中小企業(yè)管理的角度為各部門出謀劃策、做好上下溝通和跨部門協(xié)調(diào)等等,就能解決各部門自身難以解決的一些問題,甚至起到中小企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)都難

　　以起到的作用;等等。這一切,顯然都有利于搞好行政部門自身與各部門的協(xié)調(diào),改善雙方的關(guān)系,改善行政部門的形象。

　　四、結(jié)束語

　　行政管理工作在中小企業(yè)管理中的價值,具體是體現(xiàn)在是否充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的人力、物力、財務(wù)、技術(shù)等資源;是否有利于調(diào)動廣大員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性;是否有利于開源節(jié)流,提高中小企業(yè)的經(jīng)濟效益,加快中小企業(yè)的發(fā)展。每一個中小企業(yè)在發(fā)展過程中都必須高度重視行政管理工作,針對行政管理中存在的問題,采取切實措施加以解決,不斷加強行政管理工作,充分發(fā)揮行政管理在我國中小企業(yè)發(fā)展中的作用,促進中小企業(yè)更好地發(fā)展。

　　參考文獻

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