數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

　　【摘要】在干部人事檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，豐富了檔案管理形式，既帶來了新的發(fā)展與挑戰(zhàn)，同時也存在問題與風險，如何進一步優(yōu)化提升，使干部人事檔案數(shù)字化管理最大限度發(fā)揮作用，是目前值得我們思考的問題?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；數(shù)字化；檔案管理

　　干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，記錄了干部個人經(jīng)歷、家庭情況、工作業(yè)績、能力素養(yǎng)、思想政治等多項內(nèi)容，能夠系統(tǒng)直觀地體現(xiàn)干部“德能勤績廉”的具體情況，為干部使用、干部選拔等工作提供有力支撐?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。自2006年開始，中央多次提出要加大干部檔案信息化建設(shè)的力度，建好用好干部人事檔案管理系統(tǒng)和干部信息系統(tǒng)，加快建設(shè)數(shù)字檔案，利用現(xiàn)代化技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，切實提高干部人事檔案工作質(zhì)量和效率?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。2018年11月《干部人事檔案工作條例》的出臺，更加強調(diào)要發(fā)揮干部人事檔案在干部選育用管過程中的重要作用，增加了干部人事數(shù)字檔案的要求，提出數(shù)字檔案管理需要遵循的基本環(huán)節(jié)，明確數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理?？梢?，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案管理模式，對干部人事檔案走向科學(xué)化管理具有重要作用。

　　一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性

　　干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，運用信息化管理手段推動干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效，能夠為干部人事管理工作提供更加及時、準確的信息，實現(xiàn)新時代檔案管理模式的改革創(chuàng)新。干部人事檔案數(shù)字化通過建立安全、高質(zhì)量的干部檔案信息庫，完成對檔案材料的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。實現(xiàn)干部人事檔案由紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案，檔案查借閱由線下審批變?yōu)榫€上審批，管理方式由傳統(tǒng)管檔變?yōu)楝F(xiàn)代化管檔的轉(zhuǎn)型升級。

　　干部人事檔案數(shù)字化，能夠通過計算機實現(xiàn)干部人事檔案的有效采集、材料收集歸檔、接收轉(zhuǎn)遞、日常查詢等工作，從而提高了干部檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進一步提升了檔案信息的共享價值；干部人事檔案數(shù)字化，可以減少紙質(zhì)檔案查閱的次數(shù)甚至不用查借閱紙質(zhì)檔案，進而實現(xiàn)對干部人事檔案的保護。同時，干部人事檔案數(shù)字化，有效地解決紙質(zhì)檔案查借閱過程中存在的耗時耗力等問題，能夠提升效率并提升精準度，有助于干部考察和干部選拔任用工作；通過干部人事檔案數(shù)字化，逐步建立數(shù)字檔案信息庫，對檔案信息進行深入分析、綜合利用和深度挖掘，不斷改進和創(chuàng)新利用檔案的方式和使用效能，更好地發(fā)揮人事檔案服務(wù)干部工作的信息資源庫作用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

　　二、現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化管理問題

　?。ㄒ唬┬畔⒒伪Ｕ喜蛔?。干部人事檔案數(shù)字化管理以信息技術(shù)的應(yīng)用為核心，雖然“檔案信息化”的理念已經(jīng)提出多年，但是信息技術(shù)的應(yīng)用廣度和支持力度卻與實際需求存在一定距離。不少單位干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍處于試水階段，整體管理成效不夠理想。一些單位普遍缺乏有效的信息化手段支撐，信息化建設(shè)方面基礎(chǔ)性工作配置不到位，硬件設(shè)施老化、軟件更新?lián)Q代滯后。此外，人員信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集不完善，檔案數(shù)字化制作環(huán)境簡陋等因素，都會降低檔案數(shù)字化管理效率。

　?。ǘ┲贫润w系建設(shè)不足。檔案管理，制度先行。目前，干部人事檔案數(shù)字化管理的制度規(guī)范不夠健全，未建立系統(tǒng)、完善、健全、周密的數(shù)字化管理制度體系，對檔案管理人員的約束力和指導(dǎo)性不夠，尚不能對管理工作形成有力支撐。

　?。ㄋ模┤瞬抨犖閷I(yè)化不足。在數(shù)字化背景下，干部人事檔案管理隊伍需要具有更加專業(yè)化、專門化、精細化的人才隊伍支持。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）的要求，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等各項基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的技術(shù)規(guī)范，每一項環(huán)節(jié)都需要具有專業(yè)化知識與高水平信息化技術(shù)能力的全面型人才勝任。但是從當前檔案人才隊伍的配置情況來看，很多單位的檔案管理人員仍局限于手工操作為主的傳統(tǒng)方式，未參加過檔案管理專業(yè)的信息化技術(shù)培訓(xùn)。此外，人員流動性較大，檔案專業(yè)化人員較少，既懂得專業(yè)知識又具備扎實信息素養(yǎng)的全面型人才更為稀缺。

　　三、干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

　?。ㄒ唬┨嵘龑Ω刹咳耸聶n案數(shù)字化管理的重視程度。干部人事檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)了對干部人事信息的永久保存，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中人力物力投入，以高科技手段實現(xiàn)檔案的高效管理。因此，注重對干部人事檔案數(shù)字化管理的宣傳引導(dǎo)，加大宣傳力度，能夠促使檔案管理單位進一步認識到數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，從而提高對檔案數(shù)字化管理的專業(yè)能力。

　?。ǘ┩晟埔?guī)章制度體系建設(shè)。建立和健全各種規(guī)章制度，是干部人事檔案工作依法依規(guī)管理的基礎(chǔ)。制定統(tǒng)一的兼具全面性和科學(xué)性的干部人事檔案數(shù)字化管理工作規(guī)章制度，充分考慮到人事檔案工作的特點及數(shù)字化管理的需要，結(jié)合實踐經(jīng)驗，制定檔案數(shù)字化流程規(guī)范說明，編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊，進一步明確職責分工，規(guī)范工作規(guī)程與操作流程。多措并舉，優(yōu)化管理流程，維持工作秩序，確保工作有章可循、有質(zhì)可查、有據(jù)可依，進一步推進干部人事檔案數(shù)字化管理逐步走向成熟化、精細化、智能化，促使檔案數(shù)字化更好地發(fā)揮積極作用。

　　四、結(jié)語

　　隨著社會的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進步和管理理念的革新，干部人事檔案工作也在不斷創(chuàng)新發(fā)展。綜上所述，干部人事檔案數(shù)字化管理充分運用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化手段，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，對推進干部人事管理工作改革創(chuàng)新具有積極的促進作用。檔案管理者應(yīng)深刻認識干部人事檔案數(shù)字化管理的意義和價值，不斷強化責任意識、學(xué)習(xí)專業(yè)技能、樹立服務(wù)理念，提高適應(yīng)新時代、實現(xiàn)新目標、落實新部署的能力素質(zhì)，加強檔案管理的規(guī)范性和安全性，依托數(shù)字化優(yōu)勢，進一步提升干部人事檔案的管理水平。

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　　肖理婷　鄭斯予

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