企業(yè)管理論文企業(yè)辦公室怎樣適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展

　　企業(yè)辦公室是企業(yè)單位所不可缺少的部門，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)辦公室在企業(yè)中作用越來越明顯，企業(yè)的發(fā)展壯大離不開辦公室工作的高效運作，本文是企業(yè)管理論文，發(fā)表在《企業(yè)管理》上，雜志創(chuàng)刊于1980年，是我國最早的一本面向企業(yè)的專業(yè)刊物?！镀髽I(yè)管理》雜志以其實用性、前瞻性和權(quán)威性而深受廣大企業(yè)管理者、政府官員和專家的喜愛。

　　【摘　要】為探索市場經(jīng)濟條件下辦公室工作的新思路，新方法，筆者通過對辦公室工作的職能進行闡述，從而引發(fā)出對市場經(jīng)濟下企業(yè)辦公室工作的新思考

　　【關(guān)鍵詞】辦公室,職能,發(fā)揮,計劃經(jīng)濟,企業(yè)管理論文

　　企業(yè)辦公室在服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)基層的工作中，發(fā)揮行政綜合協(xié)調(diào)作用和保障作用;是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。。

　　一、企業(yè)辦公室工作的職能

　　職能是辦公室權(quán)限的具體規(guī)定性，是辦公室任務(wù)的進一步具體化，不同機構(gòu)的辦公室具有各自特定的職能。各級各類辦公室職能的明確，對于建立健全辦公室工作人員的崗位責任制，提高工作效率，加強目標管理等具有重要意義。

　　企業(yè)辦公室的職能主要有：

　　1.參謀職能。企業(yè)辦公室參謀作用的體現(xiàn)不限于一時一地，一個階段，而是貫穿于領(lǐng)導者進行管理的全過程。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.收集信息;2.輔助決策;3.負責督辦并及時反饋信息。

　　2.管理職能。指運用經(jīng)濟的、法律的行政的和其它手段來管理企業(yè)的行政和生產(chǎn)經(jīng)營事務(wù)。

　　3.協(xié)調(diào)職能。指為了完成特定目標而是不同企業(yè)、部門、個人之間相互配合、協(xié)調(diào)一致的職能。通過協(xié)調(diào)使下屬各企業(yè)、部門以及個人之間密切配合，避免各種工作重復與矛盾沖突;是他們在目標一致的前提下和諧的執(zhí)行任務(wù)，提高工作效率;使多數(shù)人的努力匯成一股合力，把單獨的行動匯成多數(shù)人的行動等等。

　　4.服務(wù)職能。企業(yè)辦公室的服務(wù)和內(nèi)容主要是，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，為領(lǐng)導、為機關(guān)、為基層、為群眾服務(wù)，包括信息、咨詢、會議、公關(guān)、公文、檔案等服務(wù)項目。

　　二、計劃經(jīng)濟條件下辦公室工作的弊端

　　企業(yè)辦公室作為企業(yè)的工作部門，長期以來，特別在計劃經(jīng)濟時期認識片面，職能單一，凡是按上級意圖辦事，聽命于領(lǐng)導的吩咐。工作缺乏主動性，很難發(fā)揮決策和主動參謀的作用。計劃經(jīng)濟條件下企業(yè)辦公室工作主要存在以下幾種弊端。

　　1.工作職能上比較單

　　計劃經(jīng)濟下的辦公室工作，工作性質(zhì)比較單一，主要起“收發(fā)室”、“檔案室”、“打字室”的作用。辦公室人員重點負責對來文來件的收發(fā)、整理和送交領(lǐng)導閱示，負責外來客人的接待和迎送，或者只能給企業(yè)領(lǐng)導起草講話稿，這種單一性，主要是由于我國長期的計劃經(jīng)濟造成的，在計劃經(jīng)濟條件下，企業(yè)的經(jīng)濟運行，計劃的制定乃至工作的方式都是被動的，主要靠上級的行政命令來進行，企業(yè)缺乏風險性，因而也導致了辦公室的工作單一，企業(yè)領(lǐng)導面對的只是行政命令，計劃指標由上級下達，產(chǎn)品銷售靠上級分配，管理方式是計劃模式下的對口管理，因而辦公室工作也是按部就班的。工作計劃、日程安排往往是一成不變的程序，辦公室工作難有緊迫感、實效感、挑戰(zhàn)感。進入市場經(jīng)濟時代，這些工作人員已明顯不能適應(yīng)時刊發(fā)展。

　　2.服務(wù)方向上偏重“向上”

　　在計劃經(jīng)濟條件下，辦公室主要服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導，對領(lǐng)導交辦的事情，無論巨、細，均要悉聽遵命。工作圍繞著“領(lǐng)導”的指令轉(zhuǎn)。指示一到，趕緊行動，文秘人員的思維活動局限在于領(lǐng)導的思維和行動之中，領(lǐng)導想到哪，文秘工作人員也應(yīng)該想到哪，工作沒有主動性，缺乏超前性，服務(wù)方向始終是偏向上級領(lǐng)導的，隨著我國企業(yè)改革的進一步深化，特別是國有企業(yè)的轉(zhuǎn)機建制，對企業(yè)辦公室工作提出了新的要求，辦公室工作既要為領(lǐng)導服務(wù)，又要聯(lián)系基層，成為領(lǐng)導聯(lián)系基層的橋梁，既要向領(lǐng)導反映職工的愿望和要求，又要向職工傳達領(lǐng)導的意見和建議，使辦公室成為領(lǐng)導與職工相互溝通的中介和紐帶。

　　3.機構(gòu)設(shè)置上較多重疊

　　計劃經(jīng)濟條件下的辦公室，機構(gòu)設(shè)置上較多重疊。在人員配置上均設(shè)有文秘、打印員及后勤服務(wù)人員。由于辦公室工作人員知識結(jié)構(gòu)不合理，分工過細，綜合應(yīng)用能力差，會起草文字的而不會打字，會打字的又不熟悉文字工作。許多老的辦公室工作人員，在新的辦公自動化技術(shù)推廣以后，仍不會使用傳真機、復印機以及計算機等新技術(shù)。這種計劃經(jīng)濟條件下的辦公室必然造成機構(gòu)重疊，人浮于事，工作效率低下。

　　三、企業(yè)辦公室適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的思考

　　由于種種的歷史原因，辦公室工作較長時間處在一種封閉和半封閉的狀態(tài)。隨著市場經(jīng)濟大潮的撞擊，為企業(yè)辦公室轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)，適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展，提出了新的課題。

　　1.學習經(jīng)濟工作，轉(zhuǎn)變工作思路

　　企業(yè)辦公室適應(yīng)市場經(jīng)濟的變化，必須更新知識，學習經(jīng)濟工作，轉(zhuǎn)變工作思路，從計劃經(jīng)濟下的辦公室模式中解脫出來，為企業(yè)搞活經(jīng)濟開拓思路。

　　一是轉(zhuǎn)變觀念。企業(yè)走向市場，與計劃經(jīng)濟相比已發(fā)生了重大變化。企業(yè)風險自擔，生產(chǎn)經(jīng)營的優(yōu)劣決定了企業(yè)的生存和發(fā)展。作為企業(yè)的辦公室，必須在思路觀念上由“計劃”轉(zhuǎn)向“市場”，在工作方式上，也必須由適應(yīng)“計劃”，轉(zhuǎn)向適應(yīng)“市場”，一切工作緊緊圍繞服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營來進行。

　　二是學習經(jīng)濟工作。由于重心轉(zhuǎn)移，辦公室應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)經(jīng)營部門，進行市場調(diào)查，提供營銷策略，制定生產(chǎn)計劃，運用經(jīng)濟手段監(jiān)督生產(chǎn)過程，策劃公關(guān)活動和進行經(jīng)濟分析。辦公室參與經(jīng)濟活動貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，原來熟悉的工作方法現(xiàn)在不靈了。因此，辦公室工作人員必須努力學習市場經(jīng)濟知識，經(jīng)濟法律知識，營銷策略知識等。掌握和鑒別經(jīng)濟信息，用豐富的知識武裝自己的頭腦。如葛洲壩集團由原來的工程局轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓F公司后，企業(yè)辦公室工作人員學習經(jīng)濟知識，主動地搜集、整理、反饋有關(guān)生產(chǎn)、經(jīng)營、科技等方面的經(jīng)濟信息，從錯綜復雜的數(shù)據(jù)報表中抓住重點，為企業(yè)強占市場的“空白點”出謀劃策，贏得了群眾的稱贊。

　　三是必須具備創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能才。堅持從實際出發(fā)，敢于突破陳規(guī)，運用馬克思主義基本原理解決顯示生活中的具體問題。

　　2.即參與決策和督辦執(zhí)行是企業(yè)辦公室的基本職能。

　　在過去的工作中，辦公室多忙于事務(wù)，在參與決策方面顯得十分薄弱，在督辦執(zhí)行方面也限于領(lǐng)導交辦，使“督辦”處在被動狀態(tài)中，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。企業(yè)辦公室適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，要做好以下幾方面的工作。

　　一是協(xié)助領(lǐng)導深化決策思想。企業(yè)辦公室應(yīng)在決策前同生產(chǎn)、計劃、經(jīng)營、財會、人事等部門，廣泛收集信息資料，超前研究企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提出“可行性”預案，提煉決策思想和預案，供領(lǐng)導決斷;

　　二是強化參與性。辦公室的決策參與督辦執(zhí)行，都只有在實踐中才能完成，即在實踐中參與，在實踐中督辦。第一要參與企業(yè)的科技改造和科技攻關(guān)，了解“科技興企”中的難點和熱點，準確地向領(lǐng)導匯報;第二要參與到企業(yè)的各項管理活動中，如深入產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)引進、工程質(zhì)量、市場預測、資金運轉(zhuǎn)等活動中，生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)留下辦公室人員的足跡，取得第一手資料;第三要配合供銷部門跑營銷、訪問用戶、走向市場、傾聽用戶呼聲，向領(lǐng)導提供市場最直接的“回音”。

　　三是正確處理參與決策與督辦執(zhí)行關(guān)系。“參與”與“督辦”二者不可偏廢。參與決策在前，督辦執(zhí)行在后，參與決策的優(yōu)劣直接關(guān)系到督辦執(zhí)行的效果，同時，督辦執(zhí)行又是實現(xiàn)為企業(yè)決策服務(wù)的重要途徑，參與決策得當，督辦執(zhí)行得力，是服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，實現(xiàn)正確決策的基礎(chǔ)。所以，辦公室人員即要高度重視參與決策，又要身體力行督辦執(zhí)行。

　　3.既服務(wù)領(lǐng)導，又服務(wù)基層

　　計劃經(jīng)濟下的企業(yè)辦公室在服務(wù)方向上偏重于服務(wù)領(lǐng)導，忽視了基層群眾是企業(yè)實踐的主體。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)辦公室應(yīng)既服務(wù)于領(lǐng)導，又服務(wù)于基層，最終實現(xiàn)服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的目的。

　　4.既辦文辦會，又公關(guān)協(xié)調(diào)

　　辦文辦會是計劃經(jīng)濟下企業(yè)辦公室的一項主要事務(wù)性工作。在市場經(jīng)濟條件下;辦文辦會仍是企業(yè)辦公室的一項重要職能。但辦公室的工作還具有綜合性的特點，主要工作還包括輔助決策、接待來訪、調(diào)查研究、處理信息，公關(guān)協(xié)調(diào)等。在市場競爭日趨激烈的情況下，辦公室應(yīng)從單純事務(wù)性工作中擺脫出來，在公關(guān)協(xié)調(diào)等方面發(fā)揮更大的作用。

　　隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)辦公室在企業(yè)中作用越來越明顯，企業(yè)辦公室日益從傳統(tǒng)的日常事務(wù)性工作，開始向科學化、程序化和高效率發(fā)展。辦公室工作成為企業(yè)的“智囊團”的“指揮樞紐”，對于完善和強化企業(yè)自身的機能，提高企業(yè)的經(jīng)營能力和管理能力，必將發(fā)揮越來越重要的作用。因此，搞好辦公室工作是企業(yè)辦公室人員責無旁貸的責任。

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　　《中國行政管理》是探索行政科學真知，研究政府工作實際，反映最新學術(shù)信息，縱論公共管理話題的綜合性學術(shù)理論期刊。自創(chuàng)刊以來，始終堅持理論性和實踐性的統(tǒng)一，關(guān)注公共管理科學和政府工作實際中的熱點和難點問題，精選有關(guān)方面的具有學術(shù)價值和創(chuàng)新之處的科研成果。

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