醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀與體會(huì)

　　【摘要】辦公室文書可為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息基礎(chǔ)，管理水平的高低直接體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室工作人員的管理能力和服務(wù)水平?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文結(jié)合醫(yī)院辦公室文書檔案的主要來(lái)源、管理現(xiàn)狀和存在問題等進(jìn)行探討，為醫(yī)院加強(qiáng)文書檔案管理提供參考?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書；檔案；管理

　　醫(yī)院辦公室文書是指醫(yī)院辦公室收集、整理、保存的發(fā)展運(yùn)行中形成的文字、書籍、手稿、檔案簿等形態(tài)存在的醫(yī)院業(yè)務(wù)、活動(dòng)、實(shí)踐行為的真實(shí)記錄?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。辦公室文書檔案可為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息基礎(chǔ)。管理水平的高低直接體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室工作人員的管理能力和服務(wù)水平。醫(yī)院辦公室文書檔案在等級(jí)醫(yī)院創(chuàng)建、醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展等方面起著至關(guān)重要的作用。

　　一、背景

　　隨著信息技術(shù)水平的不斷提高和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文書檔案管理已經(jīng)很難滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需求，建立電子化的文書檔案管理平臺(tái)是必然趨勢(shì)。2010年醫(yī)院首次探索無(wú)紙化辦公模式，引入電子政務(wù)辦公平臺(tái)，先后開發(fā)了收文流程、發(fā)文流程等，進(jìn)行了辦公室文書的規(guī)范化管理；2011年醫(yī)院成立了綜合檔案室，制定了《昆山市第一人民醫(yī)院檔案管理辦法》，對(duì)文書的收集、整理、立卷、歸檔等進(jìn)行了明確的規(guī)定和要求；2013年根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，醫(yī)院進(jìn)行了內(nèi)部系統(tǒng)更新，引入了更切合醫(yī)院辦公的行政事務(wù)辦理自動(dòng)化系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)范了文書處理程序，注重文書材料的形成和辦理過(guò)程，確保文書歸檔齊全完整。所有收發(fā)文通過(guò)行政事務(wù)辦理平臺(tái)進(jìn)行審批、分發(fā)、辦理、歸檔。

　　二、醫(yī)院辦公室文件的主要來(lái)源

　　醫(yī)院辦公室作為上傳下達(dá)的核心科室，是文書集中的地方。辦公室的文書種類繁多，主要以收文、發(fā)文、會(huì)議材料、合作協(xié)議、計(jì)劃總結(jié)、責(zé)任書和其他文書資料組成。

　?。ㄒ唬┦瘴摹Ｖ饕侵干霞?jí)來(lái)文，上級(jí)來(lái)文根據(jù)下發(fā)形式的不同，接收的平臺(tái)也不一樣，有電子文件、紙質(zhì)文件。其中電子文件來(lái)源于醫(yī)院與上級(jí)主管部門之間建立的電子政務(wù)辦公平臺(tái)，收文員每日登錄賬號(hào)下載待辦文件，由于目前醫(yī)院內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)平臺(tái)與上級(jí)主管部門不兼容，所以收文員需將收文轉(zhuǎn)入醫(yī)院內(nèi)部的行政事務(wù)辦理平臺(tái)送呈領(lǐng)導(dǎo)批示，然后辦理、歸檔、立卷。紙質(zhì)文件來(lái)源于信件、傳真等。收文包括會(huì)議通知、工作方案、人事任免、工作批復(fù)等指令性文件，需要醫(yī)院各科室和部門推進(jìn)和落實(shí)。

　?。ǘ┌l(fā)文。主要是醫(yī)院內(nèi)部根據(jù)工作要求下發(fā)到各個(gè)執(zhí)行部門的工作方案、通知、決定等文件，目前醫(yī)院的發(fā)文文號(hào)分昆人醫(yī)、昆人醫(yī)黨、昆人醫(yī)團(tuán)、昆人醫(yī)工會(huì)、昆人醫(yī)黨政辦通知等。運(yùn)用最多的文種是上行文和平行文。

　　三、醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

　?。ㄒ唬┘媛毴藛T管理。醫(yī)院辦公室的文書檔案目前由辦公室的兼職檔案員負(fù)責(zé)，兼職檔案員一般只接受過(guò)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)真正的檔案管理一知半解，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。隨著檔案的發(fā)展與進(jìn)步，兼職檔案員所掌握的知識(shí)也與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，對(duì)于一些新的文書檔案管理的規(guī)范不了解、不掌握。加上辦公室日常的會(huì)務(wù)和事務(wù)工作，往往占據(jù)了兼職檔案員的所有時(shí)間，對(duì)于文書檔案的日常管理容易忽視，年底檔案移交也是突擊完成，不能系統(tǒng)地進(jìn)行檔案整理，影響了檔案的整理質(zhì)量。

　　（二）文書檔案收集不完整。醫(yī)院擁有本部、友誼、廣仁三個(gè)院區(qū)，每個(gè)院區(qū)都有獨(dú)立的辦公室，但在文書檔案管理上，本部院區(qū)的文書檔案相對(duì)集中，友誼院區(qū)和廣仁院區(qū)的文書檔案相對(duì)零散，年底歸檔時(shí)三個(gè)院區(qū)的檔案也沒有進(jìn)行分類、整合，存在部分檔案缺失。每年年底兼職檔案員會(huì)將所有的文件進(jìn)行分類歸檔，但在收文檔案歸檔中存在一個(gè)突出的問題——所有移交的收文只有文件和領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽批意見，沒有后續(xù)執(zhí)行文件的記錄和痕跡。如江蘇省先進(jìn)工作者申報(bào)文件，辦公室移交的只有文件，沒有與申報(bào)相關(guān)的申報(bào)表、個(gè)人事跡、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文書檔案歸檔的要求和規(guī)范。辦公室文書檔案查閱的頻率較高，尤其是紙質(zhì)的合作協(xié)議、目標(biāo)責(zé)任書、會(huì)議記錄等，為了方便，在歸檔移交時(shí)可能因?yàn)闄n案員的主觀原因而延誤檔案上交時(shí)間，導(dǎo)致檔案不完整。

　　四、醫(yī)院辦公室文書檔案管理的體會(huì)

　　（一）建立和完善文書檔案管理制度?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。制度化的管理是新時(shí)期醫(yī)院文書檔案工作必要的手段，也是最有效的舉措之一。只有制定了文書檔案管理制度，才能規(guī)范文書檔案簽發(fā)、送呈、審批、辦理、歸檔、立卷、檢索的流程，才能對(duì)醫(yī)院的文書進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范、有效地管理。醫(yī)院要不斷建立和完善《檔案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》《檔案保管制度》《檔案調(diào)閱制度》《檔案安全和消防制度》《檔案庫(kù)房管理制度》等制度規(guī)范，約束和加強(qiáng)文書檔案管理。

　?。ǘ┎粩嗵岣呶臅芾淼囊庾R(shí)。目前醫(yī)院“重臨床，輕管理”的意識(shí)還一定程度存在，對(duì)于文書檔案的管理的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不清，很多重要文書檔案缺失和遺漏。做好文書檔案管理必須要加強(qiáng)重視程度，確保檔案人力資源、場(chǎng)地、設(shè)備等配備齊全。要給予充足的時(shí)間進(jìn)行檔案整理，確保檔案質(zhì)量?？剖乙邢鄬?duì)固定人員具體負(fù)責(zé)檔案工作，將檔案工作與日常工作相結(jié)合，與醫(yī)院重點(diǎn)工作相結(jié)合，與醫(yī)院的等級(jí)創(chuàng)建相結(jié)合，與醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相結(jié)合，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，并將文書檔案管理的及時(shí)性、完整性和規(guī)范性納入院科兩級(jí)目標(biāo)責(zé)任制考核，落實(shí)管理責(zé)任。

　　【參考文獻(xiàn)】

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　　王丹

《醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀與體會(huì)》

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