醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性研究

　?。壅蓦S著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，醫(yī)用儀器設(shè)備在整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中的重要性越來(lái)越高，其能否正常運(yùn)行甚至可能影響醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，已經(jīng)成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、助力新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的必然舉措。在這樣快速發(fā)展的時(shí)代背景下，作者以重慶醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院為例，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案制度的建立和管理進(jìn)行了研究，對(duì)目前醫(yī)院檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了回顧和總結(jié)，提出了在當(dāng)前形勢(shì)下醫(yī)療設(shè)備檔案管理的改進(jìn)意見和加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的有效策略，讓設(shè)備檔案管理的制度作用可以在設(shè)備招標(biāo)、采購(gòu)、維修、驗(yàn)收等多個(gè)過(guò)程中得以體現(xiàn)。

　?。坳P(guān)鍵詞］醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；制度建設(shè)

　　隨著醫(yī)療設(shè)備的高速發(fā)展及現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的提升，醫(yī)療設(shè)備在臨床工作中發(fā)揮的作用越來(lái)越大，醫(yī)療設(shè)備檔案管理也在醫(yī)院檔案管理中占據(jù)著越來(lái)越重要的位置。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是從申請(qǐng)、論證、申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)對(duì)醫(yī)療設(shè)備全生命周期信息進(jìn)行全程跟蹤管理，是醫(yī)療設(shè)備管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障［１］。由于醫(yī)療設(shè)備更新速度日益加快，這對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理，尤其是醫(yī)療設(shè)備檔案管理提出了更高的要求。

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　?。贬t(yī)療設(shè)備檔案管理制度現(xiàn)狀分析

　　近年來(lái)，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，本科對(duì)全院萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行了整理，加強(qiáng)了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，利用醫(yī)療設(shè)備檔案對(duì)全院醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行全程監(jiān)督，取得了初步成效。作者結(jié)合現(xiàn)有學(xué)者的理論研究，將理論聯(lián)系實(shí)際，以重慶兒童醫(yī)院為例，簡(jiǎn)要從醫(yī)療設(shè)備檔案流程化管理制度為視角，針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題為后文的對(duì)策建議提供案例支撐［５］。

　　１．１醫(yī)療設(shè)備檔案流程化管理制度

　?。保保贬t(yī)療設(shè)備檔案的完整性原則

　　從申購(gòu)、使用到報(bào)廢，整個(gè)過(guò)程都要對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行建檔，包括醫(yī)療設(shè)備申購(gòu)表、設(shè)備購(gòu)置可行性論證報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備裝備委員會(huì)論證過(guò)程；進(jìn)口設(shè)備還需要市衛(wèi)生健康委員會(huì)批復(fù)、設(shè)備招投標(biāo)過(guò)程、購(gòu)銷合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、操作手冊(cè)、維保記錄、調(diào)撥、報(bào)廢；５０萬(wàn)及以上大型醫(yī)療設(shè)備還需要經(jīng)濟(jì)效益分析等［６－８］。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案方便管理者及時(shí)查找檔案資料，實(shí)時(shí)了解醫(yī)療設(shè)備各方面情況，在醫(yī)療設(shè)備的全生命周期中可發(fā)揮重要作用。

　?。保保册t(yī)療設(shè)備的購(gòu)置

　　醫(yī)療設(shè)備在購(gòu)置前由科室提交醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)表和醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置可行性報(bào)告，包括設(shè)備功能需求、技術(shù)需求、新技術(shù)新項(xiàng)目可行性報(bào)告、設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益分析，設(shè)備檔案中要真實(shí)反映該設(shè)備對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收入及醫(yī)療水平的貢獻(xiàn)情況［９－１１］。以本院磁共振為例，大型醫(yī)療設(shè)備的社會(huì)效益分析為設(shè)備的購(gòu)置提供依據(jù)，從設(shè)備開機(jī)利用率、設(shè)備年時(shí)間利用率、設(shè)備年能力利用率和設(shè)備年有效利用率分析設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益，綜合得出利用率均達(dá)到９０％以上，說(shuō)明本院磁共振設(shè)備已經(jīng)達(dá)到飽和，有必要新購(gòu)磁共振設(shè)備。設(shè)備購(gòu)置可行性由醫(yī)院醫(yī)療器械裝備委員會(huì)進(jìn)行論證，設(shè)備論證體現(xiàn)了醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、公正公開，也關(guān)系到醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備的正確性，影響醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備的成敗。醫(yī)療設(shè)備在招標(biāo)時(shí)要充分論證供應(yīng)商和設(shè)備的資質(zhì)。供應(yīng)商資質(zhì)包括供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代表授權(quán)書、銷售人員和送貨人員信息、資信材料等；設(shè)備資質(zhì)包含醫(yī)療器械注冊(cè)證、生產(chǎn)廠家資質(zhì)、授權(quán)、設(shè)備市場(chǎng)占有情況、與設(shè)備有關(guān)的檢驗(yàn)合格證書、設(shè)備彩頁(yè)、技術(shù)手冊(cè)、使用手冊(cè)、醫(yī)療設(shè)備的系統(tǒng)配置參數(shù)、售后服務(wù)情況［１２］。其中，從系統(tǒng)配置參數(shù)可以看出設(shè)備能否滿足醫(yī)院提出的醫(yī)療功能需求，這是重要的技術(shù)支撐材料。售后服務(wù)情況能真實(shí)反應(yīng)商家在設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院后對(duì)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的應(yīng)急能力，體現(xiàn)在商家電話響應(yīng)速度、維修速度、對(duì)設(shè)備的巡查力度、售后服務(wù)態(tài)度等。這些材料均需要商家在參與投標(biāo)時(shí)提供并保證其真實(shí)性，作為以后設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的依據(jù)［１３］。

　?。碴P(guān)于完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的對(duì)策與建議

　?。玻奔訌?qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理

　　加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的制度化管理，制度建設(shè)是建好檔案管理工作的有力保障，醫(yī)療設(shè)備檔案管理要適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求，不斷完善有利于醫(yī)院發(fā)展和患者需求的檔案管理體系。醫(yī)院可根據(jù)自身的實(shí)際情況，以《檔案法》為依據(jù)，建立一套適合本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。建立起標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的檔案管理模式，確保設(shè)備正常使用，提高設(shè)備利用率，充分挖掘設(shè)備潛力，為醫(yī)院的醫(yī)、教、研工作提供可靠的保障［２６］。醫(yī)院還需要加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識(shí)，用制度約束管理者，明確職責(zé)權(quán)限，嚴(yán)格考核制度，做到獎(jiǎng)罰分明，責(zé)任到人，實(shí)施嚴(yán)格的責(zé)任管理［２］。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，醫(yī)療設(shè)備的檔案貫穿于醫(yī)療設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢的全生命周期，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理可以約束管理者對(duì)資料的搜集。標(biāo)準(zhǔn)化管理包括目錄分類、檔案編號(hào)，需要檔案管理者一一對(duì)應(yīng)搜集的資料與目錄，查漏補(bǔ)缺，保證資料的完整性，對(duì)搜集完整的資料進(jìn)行編號(hào)歸檔，方便查找。除此之外，在建立醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中應(yīng)包含采購(gòu)模塊、驗(yàn)收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊。從設(shè)備資料較為齊全的驗(yàn)收階段開始建檔，驗(yàn)收人員將資料錄入系統(tǒng)，檔案兼職管理員可從驗(yàn)收模塊中將部分?jǐn)?shù)據(jù)調(diào)至檔案模塊，歸檔后無(wú)法更改檔案信息，各臨床科室人員僅有查詢信息功能，以規(guī)避資料缺失或者錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

　　２．２加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)

　　醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化指運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源整合和共享，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)可以大大提高工作效率，完善檔案搜集工作。信息化建設(shè)由醫(yī)院提出需求，開發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)除了能夠滿足一般資料查詢外，還要具備一定的統(tǒng)計(jì)分析能力，如大型醫(yī)療設(shè)備效益分析，設(shè)備使用完好率分析等，為設(shè)備管理提供多樣化的信息服務(wù)?？衫梦锫?lián)網(wǎng)技術(shù)及二維碼技術(shù)等具體實(shí)現(xiàn)信息化管理［１，２７］，將問(wèn)題分版塊拆解，建立設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊、故障信息分析處理模塊、維修人員管理模塊和維修查詢分析模塊等四大板塊數(shù)據(jù)分析體系，實(shí)現(xiàn)“技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)”“數(shù)據(jù)反饋信息”“信息創(chuàng)造價(jià)值”及“信息實(shí)時(shí)跟蹤”的信息化動(dòng)態(tài)監(jiān)控治理體系。

　?。玻臣訌?qiáng)人才培養(yǎng)力度

　　首先需要提高思想意識(shí)，加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，提高檔案管理員的法律意識(shí)和業(yè)務(wù)意識(shí)，提高醫(yī)務(wù)人員對(duì)設(shè)備檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)程度，提高各級(jí)人員對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，其次需要加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理是一向細(xì)致復(fù)雜、無(wú)名無(wú)利的工作，檔案管理員要具備吃苦耐勞的精神，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。同時(shí)，應(yīng)派遣檔案管理員定期參加專家講座，為其提供更多學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量和效度［２８］。

　　３小結(jié)

　　通過(guò)實(shí)踐證明，完整的醫(yī)療設(shè)備檔案能提高醫(yī)療設(shè)備管理的工作效率，為設(shè)備申購(gòu)前的調(diào)研工作、設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，為設(shè)備維修維護(hù)提供技術(shù)支撐，在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療設(shè)備技術(shù)的高速發(fā)展及醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)療設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)掌握醫(yī)療設(shè)備市場(chǎng)的最新動(dòng)態(tài)，為醫(yī)院發(fā)展拔得先機(jī)。醫(yī)療設(shè)備管理部門責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員除了掌握醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備資料以外，還需要盡可能掌握更多醫(yī)療設(shè)備發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，為醫(yī)院采購(gòu)新設(shè)備提供決策咨詢。

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　　鄧思建，鄔江濤

《醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性研究》

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