高職院校OA電子文件歸檔問題分析

　　摘要：伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+“理念和高職院校智慧校園建設(shè)，高校數(shù)字化平臺日趨成熟，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用推動了高校信息化發(fā)展。在OA系統(tǒng)建設(shè)過程中，存在對電子文件監(jiān)管、控制和歸檔管理不夠重視，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接不夠深入，單純重視電子文件流轉(zhuǎn)，忽視電子文件歸檔保存。因此，鑒于此現(xiàn)狀，筆者從意識、技術(shù)、投入和人才等四方面具體分析了阻礙高職院校電子文件歸檔的問題因素，以期促進電子文件得到有效的歸檔整理。

　　關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng)；電子文件；歸檔

　　隨著辦公自動化系統(tǒng)的普及應(yīng)用和電子政務(wù)的推行、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)和信息傳輸技術(shù)的不斷升級發(fā)展，利用政務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和處理電子文件已呈現(xiàn)出不可逆的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊。為順應(yīng)趨勢，2016年4月，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“加快提升電子檔案管理水平……明確各類辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構(gòu)成要求；加強對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理。”因此，高職院校在電子文件處理和電子文件檔案管理過程中，應(yīng)主動思考，加強對高校智慧校園建設(shè)頂層設(shè)計，從信息化建設(shè)整體層面，強化對電子文件流傳過程的真實性監(jiān)控，實行電子文件歸檔和電子檔案管理。

　　1.認識局限

　　高職院校OA電子文件歸檔問題，特別是對高校檔案工作的重視程度，直接影響了OA系統(tǒng)歸檔功能的設(shè)計和檔案管理信息系統(tǒng)的配置。隨著辦公信息化發(fā)展，基本實現(xiàn)了辦公信息通過OA管理學(xué)平臺進行控制和傳遞的，OA系統(tǒng)對高職院校管理工作的參與程度逐步提高。改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，有利于簡化辦事程序、降低行政成本、加強事中事后監(jiān)管。但是，對電子文件的管理意識并沒有跟上步伐，還停留在對紙質(zhì)文件的管理意識上。

　　一是只重視協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件的控制和傳遞功能，忽視電子文件歸檔和管理功能。OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)階段是電子文件現(xiàn)行階段價值體現(xiàn)的運行場所，OA系統(tǒng)后臺是辦畢電子文件半現(xiàn)行階段查考利用價值的暫存場所，而檔案管理系統(tǒng)是電子文件的最終歸宿。OA系統(tǒng)電子文件歸檔，就是將OA中已完成流轉(zhuǎn)和傳遞的電子文件，通過OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效連接功能，轉(zhuǎn)移到檔案信息系統(tǒng)。在當(dāng)前OA系統(tǒng)所有功能中，電子文件的流轉(zhuǎn)和傳遞功能是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的首位核心功能。部分高職院校在OA系統(tǒng)的功能設(shè)計中，由于對電子文件歸檔保存功能未充分意識到重要性，導(dǎo)致大量電子文件處于堆積無序狀態(tài)，僅僅將其保存在后臺存儲設(shè)備中。電子文件雖然消失，但隨著使用時間的增加，必將將導(dǎo)致大量未經(jīng)有效整理和歸類的電子文件堆積，會導(dǎo)致今后電子文件查找無從開展。伴隨著OA系統(tǒng)的不斷更換軟件，導(dǎo)致廢棄系統(tǒng)中的電子文件數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出和使用，OA系統(tǒng)最終成為電子文件的墳?zāi)埂?/p>

　　二是只重視OA辦公系統(tǒng)，忽視檔案管理系統(tǒng)。從文件生命周期理論中的現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段分析，重視OA系統(tǒng)就是重視文件的現(xiàn)行階段價值，忽視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，就是不重視電子文件的非現(xiàn)行階段的查考利用價值。各高職院校在智慧校園建設(shè)過程中，首先考慮OA系統(tǒng)的優(yōu)化配置，對檔案管理系統(tǒng)進行邊緣化對待，除非檔案工作人員的堅決要求或者電子文件歸檔問題已到了非解決不可的階段，才會勉為其難的購置檔案管理系統(tǒng)。

　　三是只重視紙質(zhì)檔案，忽視電子檔案?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”，在此意見促進下，上海自貿(mào)試驗區(qū)開啟電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理新模式，并在自貿(mào)區(qū)范圍內(nèi)全面推廣實施。部分高職院校在檔案工作中，思維還停留在紙質(zhì)檔案在憑證查考價值的唯一性上，缺乏對電子文件的有效管理和有效信任。

　　四是只重視系統(tǒng)獨立建設(shè)，忽視系統(tǒng)間頂層設(shè)計。系統(tǒng)平臺開發(fā)工作中，習(xí)慣于將OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)分別由不同的部門，采購不同的軟件公司進行配置，忽視系統(tǒng)間檔案功能的有效連接。這種情況的存在，嚴(yán)重影響了OA系統(tǒng)電子文件的有效歸置和管理，也拖累了高職院校檔案信息化建設(shè)的成效。

　　2.設(shè)計局限

　　部分高職院校在數(shù)字校園建設(shè)的過程中，缺乏有效統(tǒng)一的頂層設(shè)計，各個系統(tǒng)間獨立、隔絕，系統(tǒng)間信息交換和信息共享缺乏足夠的通道。在檔案信息化工作中，最重要的是來自O(shè)A系統(tǒng)電子文件的有效歸檔。

　　一是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分屬不同的業(yè)務(wù)部門，工作業(yè)務(wù)存在局限。在信息系統(tǒng)建設(shè)工作中，考慮的重點有別。綜合辦公室在OA系統(tǒng)功能設(shè)計中，考慮的是文件流傳與傳遞功能，對電子文件的歸檔保存功能構(gòu)思不足。檔案部門在檔案系統(tǒng)設(shè)計中，側(cè)重點在于檔案的管理與有效利用。在此種情況下，對OA系統(tǒng)文件的歸檔整理功能和檔案系統(tǒng)的收集整理功能不能有效兼容，缺乏部門間頂層設(shè)計。

　　二是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)通常由不同的軟件公司設(shè)計，相互兼容性差，影響數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，即使重新配置接口，也會增加后期維護難度。在功能設(shè)計和代碼語言上，不同的公司在軟件設(shè)計上往往差別巨大，功能連接和后期維護難。“OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合的重要方式是實現(xiàn)兩者的無縫對接……實現(xiàn)系統(tǒng)間彼此相互兼容”［1］。

　　三是OA系統(tǒng)設(shè)計過程中，沒有將檔案管理功能嵌入系統(tǒng)。未能適時動態(tài)地和高校檔案信息資源后臺進行對接，校園數(shù)字化平臺難以在短時間內(nèi)實現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計的差異化，系統(tǒng)關(guān)注的重點在公文處理的流程上，忽略檔案管理。

　　3.投入局限

　　部分高職院校因資金限制OA未嵌入檔案功能，主要體現(xiàn)在：一是在選擇OA系統(tǒng)軟件供應(yīng)商，會選擇資質(zhì)差、功能差和后期維護服務(wù)較差的軟件公司，礙于資金預(yù)算，在滿足電子文件流轉(zhuǎn)管理功能的情況下，往往對OA電子文件歸檔功能要求較少。二是目前功能齊全的檔案管理信息系統(tǒng)價格不菲，絕大部分單位領(lǐng)導(dǎo)在預(yù)算吃緊的狀況下，拒絕購買高質(zhì)量、優(yōu)性能的檔案管理系統(tǒng)。

　　4.人才局限

　　人才因素是決定OA辦公系統(tǒng)電子文件是否得到有效管理的最重要因素。一是負責(zé)OA系統(tǒng)電子文件傳遞和管理的文書工作人員，是否具備檔案歸檔意識和檔案鑒定知識，是決定電子文件是否有效分類、鑒定和歸檔移交的重要因素。“‘互聯(lián)網(wǎng)+’時代下電子公文的處理對人員的知識技能和素質(zhì)等都提出了更高的要求，而實際處理公文人員的年齡、學(xué)歷、知識水平參差不齊，某種程度上影響了電子文檔的處理”［2］。二是OA系統(tǒng)建設(shè)忽視檔案管理人員的參與。在工作中，常發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中不僅缺少檔案管理人員的身影，也缺乏充分征求和考慮檔案部門的公務(wù)需求。“文書處理人員和檔案管理人員必須用檔案信息化知識武裝自己，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，在掌握檔案專業(yè)知識的同時，還必須努力學(xué)習(xí)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣才能針對辦公自動化提出建設(shè)性的文書檔案管理建議”［3］。

　　隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，智慧校園建設(shè)在高職院校越來越受重視，校園信息化平臺功能逐漸健全，各類信息系統(tǒng)逐步豐富，在此種情況下，配置功能完善，兼容性強，接口豐富的檔案管理系統(tǒng)尤為必要，同時配備兼具OA系統(tǒng)操作能力和檔案管理知識的復(fù)合型人才，有效解決電子文件歸檔問題。

　　參考文獻

　　[1]蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究,2017(5).

　　[2]沈麗玉.從檔案管理角度看OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè),福建輕紡.2016(4).

　　作者趙波

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