關(guān)于工程項目管理中電子文件管理的探討

　　摘要：在工程項目管理中，電子文件管理至關(guān)重要，因為它能夠記錄工程項目的許多細(xì)節(jié)，這正是工程項目合同簽訂和控制的關(guān)鍵，但是電子文件的管理難度較大。為了提高企業(yè)對電子文件管理的重視程度，使電子文件管理工作更加系統(tǒng)，本文重點分析了電子文件管理的優(yōu)勢和劣勢，并提出了加強電子文件管理的策略。

　　關(guān)鍵詞：工程項目管理；電子文件；管理

　　引言

　　工程項目是一項系統(tǒng)且精密性較強的工作，在工程項目管理中，科學(xué)的電子文件管理，能夠有效提升工程項目管理的質(zhì)量，優(yōu)化工程項目管理的水平，同時還能夠保障工程合同等要素的完整。相比紙質(zhì)文件，電子文件在管理實踐中，因網(wǎng)絡(luò)安全及存儲安全等因素，往往會出現(xiàn)電子文件失竊、篡改等風(fēng)險。因此，在工程項目管理中，必須著重優(yōu)化電子文件的管理水平，全面提升電子文件的整體管理質(zhì)量，確保工程項目管理的效益。

　　1工程項目管理中電子文件管理的優(yōu)勢與劣勢

　　1.1優(yōu)勢

　　1.1.1占用空間小，存儲能力強

　　工程項目管理作為一項系統(tǒng)化、精細(xì)化的管理工作，必然會產(chǎn)生龐大的數(shù)據(jù)。如果沒有或者不使用電子文件管理，那么如此龐大的數(shù)據(jù)只能通過紙質(zhì)文件呈現(xiàn)，要使用很多紙質(zhì)文件才能達(dá)到詳細(xì)記錄的目的。紙質(zhì)文件會占用大量的空間，保存起來也非常麻煩，不但需要專門的倉庫、專門的設(shè)備，還需要專業(yè)人員進(jìn)行護(hù)理，一旦紙質(zhì)損壞、受潮，珍貴的數(shù)據(jù)就會遺失，很難恢復(fù)。在節(jié)省空間和存儲能力方面，電子文件管理擁有紙質(zhì)文件管理無法比擬的優(yōu)點。

　　1.1.2檢索便捷，重復(fù)利用

　　紙質(zhì)文件不但占用的空間大，檢索起來也極不方便，必須要花費大量的人力、物力。使用電子文件檢索可能只需要幾分鐘，同樣的內(nèi)容，要在紙質(zhì)文件中檢索，大概需要查找?guī)讉€星期，甚至幾個月。大量花費時間精力不說，如果遇上特別緊急的情況，后果不堪設(shè)想。在檢索的快捷性上，電子文件管理也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了紙質(zhì)文件。在利用率上，電子文件也略勝一籌。紙質(zhì)文件雖然也能相互傳閱、重復(fù)利用，但由于紙質(zhì)文件中的數(shù)據(jù)載體是易損壞的紙張，數(shù)據(jù)的保存時間必然是有限的，而電子文件卻可以不限次地傳播。紙質(zhì)文件由于受數(shù)量限制，無法實現(xiàn)同時多人共享（如果通過增加紙質(zhì)文件數(shù)量達(dá)到了多人共享，勢必要占用更多的空間），但是紙質(zhì)文件卻可以利用復(fù)制功能和互聯(lián)網(wǎng)同時多人共享。尤其對于設(shè)計院來說，已歸檔圖紙的重復(fù)調(diào)曬使用率非常高，多個項目同時使用一套圖紙的情況十分常見，如果使用紙質(zhì)的硫酸圖紙進(jìn)行復(fù)曬無疑會提高抽圖人員的重復(fù)工作率，并且不停復(fù)曬會導(dǎo)致原圖磨損。同時，電子文件可以直接打印藍(lán)圖或白圖，從而可以有效提高工作效率，再加上能夠保存原圖，可謂一舉多得。從目前信息化的程度來看，電子文件存檔也是大勢所趨，從橫向和縱向來看，電子文件的利用率更勝一籌。

　　1.1.3展示方式多，傳播效果好

　　在工程項目管理中，紙質(zhì)文件的展示方式非常有限，除了突出顏色、文字、風(fēng)格等視覺效果，幾乎別無他法。但是通過電子文件管理，則可以以動態(tài)的、更加多樣的方式展示數(shù)據(jù)和信息，如音頻、視頻、動畫等，與紙質(zhì)文件較為古板、傳統(tǒng)的展示方式相比，顯然更容易引起人的注意，也會取得更好的傳播效果。

　　1.2電子文件管理的缺陷分析

　　工程項目是系統(tǒng)且復(fù)雜的，這決定了它的文件類型、文件數(shù)量、文件內(nèi)容等也是繁雜的。電子文件管理雖然占用存儲空間小，但也具備一定的缺陷。一方面，電子文件的來源較為復(fù)雜。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以落實到工程項目的某個部門，以部門為紙質(zhì)文件的呈送單元。但電子文件卻更加細(xì)化，工程項目各個部門、各個人員都會產(chǎn)生大量的電子信息，這使得電子文件的來源特別繁雜。另一方面，電子文件的信息容易損毀，且容易被篡改。在電子文件的管理中，因管理人員的信息意識淡薄、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等問題，經(jīng)常容易造成電子文件的損毀或失竊。

　　2工程項目管理中電子文件管理的策略

　　2.1電子文件的鑒定

　　在工程項目管理中電子文件的類型及內(nèi)容是多樣化的，為從基礎(chǔ)上提升電子文件管理的水平，應(yīng)該做好電子文件的鑒定。一方面，電子文件的管理人員需要對電子文件做好嚴(yán)格的審核與檢查，以確保文件管理前的完整性和精準(zhǔn)性，避免后期電子文件管理中的諸多問題。同時，對于電子文件的審核與檢查，并不是隨便委托行政人員就可以，一定要具備工程技術(shù)資質(zhì)的專業(yè)人員。通過他們的專業(yè)檢查，能夠及時發(fā)現(xiàn)電子文件中存在的問題，能夠在電子文件歸檔與存儲前，就解決其中存在的格式問題、內(nèi)容完整與否等問題。另一方面，在電子文件的管理過程中，信息技術(shù)人員的作用也不容忽視。信息技術(shù)人員是電子文件的技術(shù)“把關(guān)人”，他們能夠精準(zhǔn)判斷電子文件的格式是否與系統(tǒng)內(nèi)要求的格式保持一致，這直接關(guān)系著后期電子文件的歸檔、分類及檢索。在實踐過程中，因電子文件格式錯誤，造成電子文件無法被讀取，無法被檢索，直接影響著電子文件的利用效益。因此，信息技術(shù)人員應(yīng)該確保工程項目電子文件的可存取性、可處理性和可操作性。

　　2.2加強電子文件歸檔管理

　?。?）文件歸檔務(wù)必要準(zhǔn)確合理。為了方便以后對文件進(jìn)行檢索利用，文件歸檔務(wù)必要準(zhǔn)確合理，否則會為后期檢索帶來不必要的麻煩。電子文件儲存應(yīng)該按一定的分類進(jìn)行，不能歸錯類，比如本應(yīng)為燒結(jié)類項目被歸入環(huán)保類，那么在檢索燒結(jié)類項目時就會出現(xiàn)信息空白，而在檢索環(huán)保類時又會出現(xiàn)大量燒結(jié)類的信息，增加了檢索難度。無論是哪種情況，都會降低工作效率，令檢索者產(chǎn)生焦慮心態(tài)，喪失對電子文件管理的信任和好感。（2）建立局域網(wǎng)。為了保證信息安全和便于高效檢索，在進(jìn)行信息歸檔時，工作人員務(wù)必要設(shè)置權(quán)限，公司也應(yīng)在工程項目管理部門建立局域網(wǎng)，一方面便于電子文件在各個部門之間傳輸，另一方面可以禁止外網(wǎng)訪問，保證公司機密和數(shù)據(jù)安全。特別對于一些重要信息而言，例如涉及公司知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)、公司的專有技術(shù)等，如果無法有效防止外網(wǎng)訪問，信息可能被不法之徒盜竊，公司技術(shù)也會泄露，造成重大損失；更有甚者，電子信息可能會被不法之徒進(jìn)行篡改而公司毫無知覺，使公司在不知情的情況下蒙受損失。

　　加強電子文件管理

　　如果說電子文件的鑒定和歸檔是電子文件有效、安全利用的基礎(chǔ)，那么電子文件的管理就是日常生活中隨時影響著電子文件的安全和使用的一舉一動。電子文件的日常管理是電子文件管理過程中所費功夫最多、花費時間最長的一環(huán)，從電子文件經(jīng)過鑒定后歸檔開始，電子文件就開始處于日常管理中，即使在鑒定和歸檔中做得再好，如果忽略電子文件的日常管理，電子文件仍然得不到安全保障和高效率利用。加強電子文件管理要做好以下工作。首先，工程項目工作人員在訪問電子文件相關(guān)網(wǎng)頁時要使用局域網(wǎng)，避免使用外網(wǎng)以防止信息外泄和信息損失。日益發(fā)展的科技在造福人類的同時，也被不法之徒當(dāng)作利刃從事不法行為，如果載有重要信息的電子設(shè)備同不安全的網(wǎng)絡(luò)相連，可能導(dǎo)致設(shè)備中毒、信息被盜。其次，重要信息務(wù)必多次備份，同時管理好信息的使用權(quán)限，避免無關(guān)人員瀏覽信息導(dǎo)致信息外泄。再次，在電子文件日常管理中，要做好電子文件的保密、防盜工作，如果必須外部傳閱，務(wù)必要注明版權(quán)。

　　結(jié)語

　　工程項目管理中電子文件管理是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，在電子文件的管理實踐中，應(yīng)該結(jié)合電子文件管理的要求及目標(biāo)，理清電子文件管理的優(yōu)勢及劣勢，同時采用科學(xué)的管理方式，有效提升電子文件的管理效益，全面優(yōu)化電子文件的管理質(zhì)量。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]潘磊，董萌然，工程項目管理中電子文件管理的探討[J]，消費導(dǎo)刊，2017（11）.

　　[2]索毓.工程項目管理中電子文件管理的探討［J］.智能城市,2018(4)

　　作者王麗慶

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